Офисные Информационные Системы

Возможности современных программно-технических средств автоматизации и связи позволяют создавать высокоэффективные системы информационно-коммуникационного обслуживания широкого класса пользователей, деятельность которых напрямую связана с учетом, хранением и контролем исполнения документов (законов указов, постановлений, распоряжений, протоколов, писем).

Современная офисная система - совокупность информационных технологий, ориентированная на совместное и скоординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации.

Основные функции современной офисной системы:

- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс:

- переход на использование безбумажной технологии;

- автоматизация рутинных операций по обработке информации;

- архивизация информации;

- создание и поддержка приложений;

- обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;

- установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;

- обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;

- создание гибкой системы разделения и распределения информации;

-организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;

- быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;

- обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.

Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:

- ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;

- регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;

- распределение документов по исполнителям и при необходимости назначение срока исполнения по установленным руководством нормативам;

- контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям в установленные руководством сроки;

- формирование и выдача руководству справок о состоянии исполнения документов по их видам, исполнителям и другим параметрам;

- ведение оперативных и архивных фондов хранения документов (своевременный перевод данных из одного массива в другой, внесение изменений и дополнений);

- поиск документов по запросам;

- поиск архивной информации по запросам;

Похожие страницы